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マニュアルを「わかりやすく」するための3つのポイント

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「わかりやすさ」ってなんですか?

マニュアル作成に着手されたばかりの方から「どうすればわかりやすいマニュアルを作れますか?」と質問をいただくことがあります。
わかりやすさってなんでしょう?
いつもお答えしているのが「マニュアルを読んだ人が、同じように作業を実行できるように=再現性があるように書いてください。」と言うことです。・・・と言っても、じゃあ再現性があるってどういうこと?・・・ですよね。そこでわかりやすい(=再現性のある)マニュアル作成のポイントを整理しましょう。

粒度:「作業の区切り」を意識する

一挙手一投足を細々と指示する必要はありません。例えば、先輩から後輩に教えるようなイメージで「まずあれを」「次にこれを」の単位で区切って行くと読みやすいマニュアルになります。
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用語:読み手のレベルを想定する

マニュアルは使う人のもの。使う人の知識レベルを想定して、必要以上に丁寧に書き過ぎないことが大事です。例えば「社内の専門用語の解説」は、あると親切なように見えて、書きすぎると逆効果。冗長になりすぎないようにしましょう。

基準:判定ポイントは具体的に

料理のレシピで「適量」「きつね色になるまで」と見かけますが、あれがなかなかのクセモノ。読んだ人が、正しく実行できたのかを確認する基準としてあいまいだからです。「状態」と「数量」を具体的に書くだけで、わかりやすさが格段に増します。
・× 入れる。 → ◎ パチンと音がするまで入れる。(状態の具体化)
・× 分ける。 → ◎ 4つに分ける。(数量の具体化)

たった3つのポイントですが、これらを意識して書くだけでマニュアルがぐっとわかりやすいものになります。ぜひお試しください!