作り方

マニュアルのツール選びは「3つの視点」を忘れずに

Posted on


マニュアルをとりまくツールは様々

マニュアルに関する手段(ツール)は、手書きのメモにはじまり、文書作成ツール、動画作成ツールなど様々。どの方法が一番よいのか悩んでしまうのもムリはありません。しかしツール選びの視点は、とてもシンプルです。

1.作成・更新のしやすさ

何はさておき、マニュアルが作られないことにははじまりません。簡単に、手間をかけずに、わかりやすいマニュアルが作れることが重要です。文書作成系ソフトや動画編集系ソフトは多彩な表現ができる反面、作成の手間がかかります。「マニュアル作りは面倒」というイメージは、その体験が元になっているのかもしれません。

2.共有・配信のしやすさ

せっかく作ったマニュアルも、使ってもらえなければ意味がありません。指定した相手に、簡単にマニュアルを配信・共有できることが重要です。社内サーバーに置きっぱなしになっていたり、あるいはメールで一斉に送ったりと、きちんと共有できていないケースも多いです。

3.管理のしやすさ

社内マニュアルは、外部には見せられません。流出・漏洩を防ぐためのセキュリティ管理は必須です。またどれくらい使われているかを知るための使用状況管理も重要です。作りっぱなし、配りっぱなしにしないためにも、適切な管理が求められます。

各種ツールとの比較

このような視点で、よくマニュアルに使われているツールを比較してみましょう。Teachme Bizと以下の3つのツールを比べてみました。

  • ・文書作成系:文書、表計算、プレゼンなどの作成ツール
  • ・動画編集系:一般の動画編集ツールや、動画マニュアル撮影ツール
  • ・ファイル共有系:資料類の配布・配信に特化したツール
マニュアル専用
Teachme Biz
文書作成系
ツール
動画編集系
ツール
ファイル共有系
ツール
作成:文章
作成:静止画
作成:動画
共有・配信
管理

文書作成系ツールや動画編集系ツールは、自由度が高く多様なマニュアルが作成可能です。反面、作業時間がかかったりスキルやセンスが求められます。その結果「マニュアル作成担当者」を決めなければならず、その人に作業が集中してしまいます。また、配信・共有や管理については別のツールを組み合わせなければなりません。

文書配信系ツールは、配信・管理に特化していますが、その配信するための「マニュアルを作る機能」を持っていません。

Teachme Bizは、これらのツールの特徴を考慮しながら、マニュアルに特化した機能開発を行っています。必要な機能を追加する一方、マニュアルには必要ない過剰機能はつけないようにしています。用途や目的を考えて、ベストなツールを選ぶことが、マニュアル活用を成功させるキーポイントです。