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マニュアルを「新入社員」が作ると、意外とうまくいく

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マニュアルは知識がないと作れない?

マニュアルは、誰が作成するのがよいのでしょうか?一般的にマニュアルは、業務ルールや手順を【教える】ためのものと考えられているので、業務の知識や経験を持った先輩社員が作成するケースが多いです。この場合、先輩社員は通常業務にも忙しく、ついマニュアル作成に手が回らなかった、、、なんてことも起こりがちです。

発想の転換で「新入社員」がマニュアルを作ってみたら

この課題に、発想の転換で取り組んだ企業様があります。gCストーリー株式会社様は、新人研修の一環として【教わる】側の新入社員がマニュアルを作る、という取り組みを行いました。新入社員が率先して、社内の業務ルールや作業方法など、教わりながらひとつひとつマニュアルに残していきました。
その結果、新入社員ならではの良さが生きたマニュアルがたくさん作成されました。例えば、会議室の設営方法、社用車の使い方やコピー機の使い方、給湯室の片付け方法など「基礎的なマニュアル」や、取引先の社員紹介のような「知らないと困る、知っていれば助かる」情報を共有するためのもの」などです。

  

新入社員が、翌年度の先生になる。

このように新入社員がマニュアルを作ることで、多くのメリットがうまれました。

  • 業務の中で実際に必要なテーマのマニュアルが作成された。
  • 先輩が丁寧に教え、新人が理解できるまで聞く、という関係が自然に築けた。
  • 新人目線で、わかりやすい表現で書かれたマニュアルができた。
  • 業務を「しくみ化」する意識が、社員に定着した。
マニュアルをスクリーンに写して、社内研修にも活用

同社では、昨年度マニュアルを作成した新入社員が、今年度は新人研修の講師になりました。毎年毎年の新入社員は、これまでに作られたマニュアルをフル活用して業務を効率化し、足りないものは自らがマニュアル化を進めていく。そういうサイクルを定着させていくとのことです。

マニュアルは知識を持った先輩社員が作るもの。この発想にとらわれず、経験や知識のない新入社員が行うのも一案です。(インタビューもぜひご覧ください。)