コツ教えます!

マニュアルが増えたら、どう整理すればいい?

Posted on


マニュアルが誰でも簡単に作成できる、というのはマニュアル活用のサイクルを回すための大事なポイント。一方で「でも、マニュアルが増えたらどうなるの?どうやって整理するの?」という疑問も生まれてきます。今回はマニュアルの整理方法について、これまでの導入事例などから、3つのタイプを紹介したいと思います。

タイプ1:きっちり型

マニュアル作成にとりかかる前に、きっちりと業務全体像の把握マニュアルのテーマ決めをする方法です。作成担当者や納期を決めれば、短期間に一気にマニュアル作成ができます。「本棚をきっちり作ってから、本(マニュアル)を買っていく」というイメージです。大企業が本社主導で行う場合などに多いです。

・本部主導で進めたい
・短期集中で網羅的にマニュアルを作成したい
・業務効率化の効果を定量的に把握したい

タイプ2:なりゆき型

タイプ1とは真逆の進め方で、特にマニュアルのテーマなどは細かく決めずに、現場が必要と思うものを必要な時にマニュアル化していく、という方法です。現場ひとりひとりの業務改善意識も高まり、継続的にマニュアル作成ができます。「本棚のことは考えず、本(マニュアル)を手当たり次第買っていく」というイメージです。中小企業が現場参加型で進める場合に多いです。

・現場主導で進めたい
・継続的に自発的なマニュアルを作成したい
・業務効率化の意識を根付かせたい
shelf2

タイプ3:ミックス型

タイプ1とタイプ2をミックスした進め方です。まず、なりゆき型でマニュアルを作成し、ある程度たまった段階で全体を整理することを交互に行います。途中で全体を整理する負担はありますが、全体的にバランスのとれたマニュアル作成ができます。「まずは本(マニュアル)を買って、ある程度たまったら棚をつけて整理する」というイメージです。

・本部主導と現場主導の中間
・現場の自主性を大事にしつつ、全体の網羅感は管理したい
・効果と意識を両方狙いたい
shelf3

ところで、当社は・・・

当社は、タイプ2のなりゆき型です。ベンチャーなので業務内容も日々変わり体系化が難しいという面もありますが、「整理しなくても困らない」というのが最大の理由です。なぜなら、マニュアルは検索可能なので、必要な時は探す、あれば使う、なければ作る、ということを継続しているだけなのです。文書管理のあり方も紙とデータとでは全く違います。マニュアルの数も500件を超えましたが、整理の必要性はあまり感じていません

各社にあわせたプランをご提案いたします

「うちはどのタイプが合っているのだろう?」とお悩みの場合、お気軽にお問い合わせください。各社様の状況をお聞かせ頂ければ、展開プラン(下図イメージ)をご提案いたします。

会社の規模も状況も違えば、進め方も千差万別。正解はありませんが、あまり最初からこれ!と決めつけずに柔軟に進めるほうがよいと感じています。

plan