人手不足に勝つ!

マニュアルは「採用難」と「就職難」を同時に解決する(後編)

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前編では、採用活動でのアンマッチに直面した経緯を書きました。採用活動に費用をかけるのではなく、まずは自社内のしくみを整えることで結果的に採用しやすい状況が作れるのではないかと考え、「社内業務の徹底的なマニュアル化」×「ハローワークでの求人掲載」を行うことにしました。

1.社内の業務を徹底的にマニュアル化する

もともと社内業務の多くはマニュアル化していました。名刺の発注、経費の精算、、といった細々したルーチンワークもマニュアルになっており、いつでも誰でも迷わない状況になっていました。

今回は、そこをさらに進めて個人が行っていた細かい作業もマニュアル化しました。例えば、Teachme Bizの運営状況のデータ整理のような作業です。Google Analyticsのレポート、電話受付履歴、広告掲載記録、、、といった各種施策の結果をひとまとめにして集計する作業は、これまではひとりの社員が行ってきました。そこで、試行錯誤してきたやり方を標準化し、マニュアルにしました。

KPI1
作成したマニュアルの一覧

KPI2
細かい作業レベルまできっちりとマニュアルにしておく

こうしておくことで、例えばGoogle Analyticsの操作方法がわからない、という人であっても、迷わず間違えずに作業できる環境が整いました。

2.ハローワークに求人情報を掲載する

もうひとつのアクションとして、ハローワークに求人広告を出すことにしました。民間の派遣会社やアルバイト求人も考えましたが、どちらも求人掲載には相応の費用がかかります。また、掲載されている企業も多いため有利な条件を提示しないと応募してもらえません。

ハローワークであれば、掲載に費用がかからないだけでなく、当社のようなITベンチャーの掲載はまだまだ少ないため、興味を持っていただけるチャンスがあるのではないかと考えました。
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実際に、このように手続きをすれば、求人情報を掲載できます。(スライド形式で、求人掲載の方法をご覧いただけます。)

思わぬ反響にびっくり

こうして掲載した直後、ハローワークの方からも「IT系のベンチャー企業からの求人掲載は珍しいですね。」と言われました。そして、その日のうちに数件の応募があり、面接を経て一人の方を採用しました。勤務開始直後から上記のマニュアルをフル活用し、すっかり大活躍中です。

ここでふとあらためて、「採用難」と「就職難」について考えてみました。

確かに、会社と求職者がそれぞれの立場で要望を主張すると、なかなかそれに合致した会社・人を見つけることは難しいかもしれません。しかし、そのアンマッチ=隔たりを埋めるように、会社側がしくみを整えることができれば、働きやすくそして働きたいと思える環境を作ることができるのではないでしょうか?

マニュアルという手法は、とてもオーソドックスな手法ですが、採用難と就職難の同時解決に役立つ=隔たりを埋めるツールになる可能性を感じています。