考え方

マニュアル活用の「4つのメリット」とは?

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メリットの捉え方はさまざま

マニュアルは、利用シーンが多岐に渡るため「ああいう効果がありそう!」「こういうメリットもあるよね!」と、いろいろなメリットが期待できます。反面「何のために活用するのか?」という議論が、ついつい発散してしまいがちです。

そこで今回はマニュアル活用による「4つのメリット」を整理してみましょう。
merit

4つのメリット

1.時間が短縮できる

マニュアルを使えば、作業途中で迷いません。ほんのわずかな時間でできそうな事務処理でも、思いの外時間がかかってしまった。。。なんてこともなくなります。これは業務時間の短縮効果です。

そして、忘れてはいけないのは、教育時間の短縮効果です。新スタッフの採用や人事異動の引き継ぎの場面では、教わる側+教える側=2倍の時間が、かかります。マニュアルがあれば(ゼロにはならなくても)教える時間がぐっと減らせます。

2.品質が安定する

ひとつひとつのステップを着実にこなせば、ヌケモレやバラツキを減らせます。後からの手戻り作業は本当に面倒です。その予防にもつながります。

3.リスクが軽減される

「あの人しか知らない」「あの人しかできない」そういう業務は、社内にたくさん潜んでいます。その人が休んだり退職したりすると業務がストップしてしまう、という人依存のリスクを減らせます。

また、組織体制の見直しなども柔軟に行うことができるようになります。

4.コストが減らせる

マニュアルの配布・共有には、コストがかかります。印刷代、郵送代のような配布コスト、保管にかかる管理コスト、集合研修を行う場合の移動コスト。。

Teachme Bizを使うと、クラウドを介してその場でマニュアルを共有でき、コスト削減にもつながります。

どのメリットに重きをおくかは会社次第

Teachme Bizの導入企業インタビューでも、各社が従来感じていた課題やマニュアルによる解決効果は様々です。業務内容や組織規模などによっても、メリットの重みや大きさは変わってきます。

「どういうメリットがどれくらい期待できそうか」を、ぜひ一度整理してみてはいかがでしょうか。