導入サポート

セミナープロデュース業でのマニュアル導入サポート(株式会社インテリジェンスエージェント様)

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セミナープロデュース事業・Webマーケティング事業を行う株式会社インテリジェンスエージェント様にて、Teachme Biz導入サポートを実施しました。

導入サポートとは、「マニュアルを整えたいがどこから手をつけてよいかわからない」「マニュアル作成を一気に進めたい」といった場合に、業務の洗い出しからTeachme Bizの操作方法レクチャー、マニュアルの作成支援までを短期間で集中的に行うプログラムです。今回は2日間で実施しました。
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第1日:業務の洗い出し

まずマニュアルに関するミニセミナーを実施しました。「マニュアル」という単語はいろいろなイメージを持たれています。マニュアルのメリット・デメリットの整理などをし、今後のマニュアル作成に向けた「温度差」を解消します。

次にスタッフの皆様にお集まりいただき「業務の洗い出し」を行いました。
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普段から行なっている業務を模造紙に抽出することで、あらためて業務の全体像を「見える化」することができました。さらに、下記のようにA/B/Cの三種類に分類しました。
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【A:感覚型業務】(長年の経験や知見から、感覚的に対応する業務):18%
【B:選択型業務】(いくつかの選択肢から、適切な対応をする業務):32%
【C:単純的業務】(誰がやっても結果は同じ、単純な業務):50%

今回のワークの結果を見ると、本社の方針ぎめや会社全体のしくみづくり、事業部では重要な顧客との折衝など判断や意思決定が求められる業務がAに該当することがわかりました。

Aの部分は、いわゆる「本来業務」であり、付加価値を左右する重要な領域。マニュアル化ではなく、場数を踏み経験を重ねることで磨いていくことが理想です。一方のBやCは、パターンや手順を定めることが容易な領域。新しいスタッフでも迷ったり悩んだりしないように、マニュアル化を推進していくこととしました。

第2日:Teachme Biz操作レクチャーと作成支援

次にTeachme Bizの操作方法と活用方法のレクチャーを行い、マニュアルを作成していきました。
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本社、事業部それぞれの業務の中から、何度も繰り返し教える必要がある、毎回教えるのに手間がかかっている業務を中心に、マニュアル化を実際に行なっていきました。

また、マニュアルだけにとどまらず、日々携わっているセミナー支援の現場の様子を写真に撮りためることで、「写真ベースの業務レポート」として活用するようなアイデアも出てきました。

<参加者の声>
・これまで、ワードやエクセルで苦労しながら作ってきた。今後は後輩に教えるべきタイミングで、都度マニュアルを作り・活用するようにしていきたい。

・操作性が非常によいため「出来る範囲で気軽に残す」ということができそう。

・単純な業務であっても、言語化・ビジュアル化することで効率化は図れると思う。

・日々の業務報告などにも積極的に活用していきたい。

・画像に矢印等を簡単にかけるのはとてもよい。作成だけでなく更新も見据えて運用していきたい。

・「マニュアル」というと身構えてしまうが、業務を見直すきっかけになると感じた。

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インテリジェンスエージェント様は、急成長中のベンチャー企業です。事業そのものが毎日めまぐるしく動く中、続々と新しいメンバーがジョインしていきます。

マニュアルをきっちりと体系化すれば指導・育成をより正確かつ効率的に行え、その結果個人としても会社全体としてもサービスの向上に専念できる、そう手応えを感じることのできるワークショップとなりました。

株式会社インテリジェンスエージェントの皆様、ありがとうございました!

CORPORATE PROFILE 
会社名 株式会社インテリジェンスエージェント
URL http://intelligence-agent.co.jp/
所在地 東京都港区六本木1-6-1 泉ガーデンタワー13F
事業内容 セミナープロデュース事業・Webマーケティング事業