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携帯端末は会社支給か私物利用がよいか

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社内向けの業務マニュアルツールとしてTeachme Bizを導入いただいているお客様は、業種・業界、規模など様々です。また、ご利用シーンもオフィス(主にPC)や店舗・フィールド(主にスマートフォン)など、千差万別です。そんな中「スマートフォンやタブレットなどの端末は会社で購入して支給(貸与)すべきか、個人保有のものを使うべきか」というご相談を受けることがあります。

Desktop in stock exchange office with a tablet pc showing stock market chart.

結論から言いますと、「各社の状況に合わせて」というしかないのかな、と思っています。(身も蓋もないですが。。)実際にお客様に聞いてみても、①社員全員に支給している、②一部社員にのみ支給している、③会社支給はせず個人端末のみ、という3パターンに分かれます。ちなみに当社は社員全員にスマートフォンを支給しているので①ではありますが、私物も持っていますのでいわゆる「二台持ち」状態です。

どういう視点で検討すればよいか?

では、一体どのような視点で考えていけばよいのでしょうか?

コスト(端末代金&通信料金)

真っ先に考えるのは「コスト」です。1台数万円×人数と考えると、金額も大きくなってしまいます。また通信料は月々継続的に発生します。しかし、法人全体での通信契約の見直しや端末のリース・レンタルなどをうまく活用して、費用負担を抑える方法もあります。個人個人でバラバラにしていた通信契約を会社一括に切り替え、社員間の通話料金をゼロにすることもできるようです。

セキュリティ

コストと同じくセキュリティも大きな懸念点です。モバイル端末で社内のデータにアクセスできるようになるのは利便性が高い反面、紛失や盗難によるリスクも大きくなります。
大企業では、情報システム部が中心となって、アプリインストールや端末の利用状況を一元管理しているケースが大半です。そのためにMDM(Mobile Device Management)と呼ばれるシステムを別途導入していると聞きます。
Teachme Bizは「業務マニュアル」を扱うサービスであるため、セキュリティ対策にも配慮しています。端末の紛失や盗難時にも社内マニュアルが流出することがないように「アクセス遮断」といった管理機能が標準搭載されています。MDMを導入していない中小規模の企業様でも安心してご利用いただけますし、個人利用端末であっても同様の運用が可能です。

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プライバシー

こちらはセキュリティと少し目線が違いますが、携帯電話番号やメールアドレス等の個人情報を、社外の取引先などに伝えることは望ましくありません。外部との連絡が多い業態であれば会社支給が望ましいでしょう。

環境設定

業務でスマートフォンを本格的に活用する場合、様々なアプリケーションをインストールしアカウント等を設定する必要があります。会社側で一括して設定してしまうのか、個人個人に設定作業を行ってもらうのか、という点でも検討が必要です。社員間での環境設定に差がでないように会社側で収集管理するというのも、運用立ち上げ時には有効です。

Multi-Ethnic People Social Networking with WIFI Concepts

今後もさまざまなアプリケーションやサービスがスマートフォンやタブレットでも利用できるようになっていくことは間違いありません。また、端末側もどんどん進化していきます。そして、多くのサービスで無料トライアルが可能です。使えそうなものはまずは使ってみる、その上で懸念点を慎重につぶしこんでいく、というのが最も近道かもしれません。