導入サポート

食品検査会社でのマニュアル導入サポート(株式会社クロックワーク様:第2回)

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沖縄県を中心に食品検査サービスを提供する株式会社クロックワーク様にて、Teachme Biz導入サポートを実施しました。

導入サポートとは、「マニュアルを整えたいがどこから手をつけてよいかわからない」「マニュアル作成を一気に進めたい」といった場合に、業務の洗い出しからTeachme Bizの操作方法レクチャー、マニュアルの作成支援までを短期間で集中的に行うプログラムです。

今回は、前回(第1回)に続く第2回として、別部門に対し2日間で実施しました。
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第1日:業務の洗い出し

まずマニュアルに関するミニセミナーを実施しました。

「マニュアル」という単語はいろいろなイメージを持たれています。マニュアルのメリット・デメリットの整理などをし、今後のマニュアル作成に向けた「温度差」を解消します。

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次に、検査業務に携わっている方々にて同部門の業務抽出を行いました。
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普段から行なっている業務を模造紙に抽出することで、あらためて業務の全体像を「見える化」することができました。さらに、下記のようにA/B/Cの三種類に分類しました。

【A:感覚型業務】(長年の経験や知見から、感覚的に対応する業務):13%
【B:選択型業務】(いくつかの選択肢から、適切な対応をする業務):26%
【C:単純的業務】(誰がやっても結果は同じ、単純な業務):61%

Aの部分は、いわゆる「本来業務」であり、付加価値を左右する重要な領域。マニュアル化ではなく、場数を踏み経験を重ねることで磨いていくことが理想です。

一方のBやCは、パターンや手順を定めることが容易な領域。新しいスタッフでも迷ったり悩んだりしないように、マニュアル化を推進していくこととしました。

(ちなみに、前回別部門で実施した場合は以下の結果でした。BとCの比率は異なるものの、Aは前回も今回も20%を切る範囲に留まっています。高度な判断が求められるような業務は、平均的に見ても20%程度になることが多いですが、クロックワーク様でも同様の傾向が見られました。)

【A:感覚型業務】(長年の経験や知見から、感覚的に対応する業務):18%
【B:選択型業務】(いくつかの選択肢から、適切な対応をする業務):41%
【C:単純的業務】(誰がやっても結果は同じ、単純な業務):41%

また、初日のふりかえりでは以下の様なコメントがありました。

・業務の全体像を見える化して、こんなにいろんな仕事をしているんだなーと感じた。
・業務をABCに分類したことで、スキルを高めていく順序も整理された。
・普段の自分の業務をふりかえる機会にもなり、よい時間だった。
・入社したばかりでわからないことが多いが、どこの何がわからないのかが見えるようになった。

番外編:社長業務の洗い出し

番外編として、今回は北海道出張中の伊志嶺社長にも、オンラインでワークショップに参加いただきました。
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普段多忙を極める「社長業」も、分解してみるとAは20%という結果となりました。他の部門に比べてBが多い=選択型の判断を多数行っていることが特徴的ですが、その中にはまだまだ単純な作業も内在しているとのこと。これを機にマニュアル化を進め、社長として本来行うべき経営判断や外部交渉などの時間をより充実させていきたいとお話されていました。

【A:感覚型業務】(長年の経験や知見から、感覚的に対応する業務):20%
【B:選択型業務】(いくつかの選択肢から、適切な対応をする業務):77%
【C:単純的業務】(誰がやっても結果は同じ、単純な業務):3%

第2日:Teachme Biz操作レクチャーと作成支援

次にTeachme Bizの操作方法と活用方法のレクチャーを行い、マニュアルを作成していきました。

検査業務は、それぞれの作業で扱う機材が多く業務手順も複雑でしたが、準備・実施・片付けに至るまでの一連の作業をマニュアル化して行きました。社歴の長い方・短い方が混在したチームだからこそ、このマニュアル化をきっかけに相互の業務理解を進めていきたいとのことでした。

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2日間のプログラムを経て、検査業務部門の「業務全体の洗い出し」と「Teachme Bizマニュアル化」を行いました。検査業務は、食品サンプルや薬品の状態などビジュアルで伝えるシーンが特に多い業務でもあります。今後もマニュアルを増やしていき、誰もが同じレベルで作業できるような体制づくりを目指していく中で、Teachme Bizをフルに活用して頂ければ嬉しいです!
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株式会社クロックワークの皆さん、ありがとうございました!

CORPORATE PROFILE
会社名 株式会社クロックワーク
URL http://www.clock-work.net/
所在地 沖縄県那覇市牧志2-19-10 松善ビル1F
事業内容 食品検査、賞味/消費期限設定、クレーム分析、除菌システム販売等