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BtoBクラウド650社導入を8人で実行したスタートアップが頼るクラウドサービス

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こんにちは。「マニュアル作成ツール Teachme Biz」のその他(広報、マーケ、サポート、営業)担当の豆田です。その他担当として主に開発以外のエリアをせっせと効率化しています。去年、弊社内の業務の回し方で複数取材して頂き、結構反響があったので、実際に使っているツールをご紹介します(2016/01/06現在)。

仕事を徹底仕分け スタートアップマーケターの時間創出術
http://markezine.jp/article/detail/22681

業務改善のプロ8名で運営!
マニュアル作成サービスTeachme Bizは、運営メンバー自身のマニュアル化の徹底ぶりがすごい!
http://www.sekai-lab.com/times/?p=3471

Yammer : Enterprise Social Network

用途:社内のコミュニケーション
https://www.microsoft.com/ja-jp/yammer/
創業当時から使っています。外出していても円滑に社内コミュニケーションが取れるように導入。Teachme Bizの企画・開発中は、製造業を主としたコンサルティングでお金を稼いでいました。社員の殆どは遠方への出張(中国とか行ったなぁ。。。。)が多く、必然的にオンラインでのコミュニケションが主となりました。現在でも弊社では社内の定例会議はないので、相談・確認事はYammerにポストとして、即判断していく流れをとっています。

日報、リリース予定、方針等、様々な内容が投稿されます。
日報、リリース予定、方針等、様々な内容が投稿されます。

ChatWork | ビジネスが加速するクラウド会議室

用途:定期的にやり取りが必要な社外の方とのコミュニケーション
http://www.chatwork.com/ja/
社外のデザイナーさん、エンジニアさん、販売パートナーさん等々と円滑にコミュニケーションが取れるように導入。お互いチャットに向かっているときはサクサク話が進みますし、お互いのタスクも共有できるのでおすすめ。社内コミュニケーションツールと外部コミュニケーションツールを分けるのは、個人的には誤送信防止にもなるので良いと思っています。また、ChatWorkはTeachme Bizのプレミアムサポート(有償のリアルタイムサポート)でも使っています。

ChatWorkとTeachme Bizは連携していて、URLを投稿すると、ChatWork内でマニュアルがスライド表示されるようになっています。

Zendesk – カスタマーサポートソフトウェア

用途:カスタマーサポート
https://www.zendesk.co.jp/
社外からの問い合わせを効率よくかつ間違いなく対応できるように導入。support@teachme.jp に送られてくる、ユーザー様、導入検討中の方々からのメールをzendeskで管理しています。zendeskにメール着後にYammerの任意のグループにメールの内容を自動で投稿されるようにしているので、そこでサポート担当が着手を宣言もしくは、社内で返信内容を確認してから、zendeskより返信をしています。メールアカウントを共用すると多重返信等の事故につながるので、Teachme Bizのサービス開始の初期の段階から入れてました。スタータープランは$1/月なので、早い段階で仕組み作っておくのを薦めます。

日々のやり取りをこなすだけで、レポートができることだけでも価値がある。
日々のやり取りをこなすだけで、レポートができることだけでも価値がある。

kintone – サイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム

用途:ライセンス管理・顧客管理
https://kintone.cybozu.com/jp/
顧客管理を効率よくかつ間違いなくできるように、また、KPIに必要な数字類を瞬時に算出できるように導入。Teachme Bizをご契約いただいている顧客のライセンスの種類、利用開始日、更新日等々を登録して、日程を参照して導入後のフォローメール送信やご契約更新の社内アラートを出すようにしています。アラートはメール形式にて担当に送付し、タスクカードのように扱い、ルーチンワークが漏れないように管理しています。このツールの最大のポイントはDBのカラムをいつでも追加できることだと思います。これがExcel管理とかになると、できないことはないですが、相当運用コストが上がると思います。出来る限り、数字の集計作業を無くし、必要なときに必要な数字をすぐに確認できるようにするのが良いと思います。

気にしてなくても期日に通知が来る事が重要。タスク開始のキックに。
気にしてなくても期日に通知が来る事が重要。タスク開始のキックに。

クラウド型勤怠管理・交通費精算ソリューション|kincone

用途:旅費精算
http://www.kincone.com/
2015年の私のベストヒット。月末の無駄な時間を無くすために導入。毎月末の憂鬱な「グーグルカレンダーで過去の予定確認」→「ヤフー路線で料金確認」→「申請用シートに料金打ち込み」がなくなりました。毎月末1時間位かけて旅費精算していた(面倒でしなかったこともある)のですが、その時間がほぼ「0」になりました。月末の精算作業は土日を含めた個人的な移動のみをWebサイトから削除して、CSVで出力するだけ。アンドロイド端末では、機種によっては外部リーダーがなくても交通系ICカードから履歴情報を吸い上げますので、いつでもどこでも経費精算のデータ吸い上げができます。

日々、スマホに交通系ICカードをかざしておくだけで、リスト化。
日々、スマホに交通系ICカードをかざしておくだけで、リスト化。

クラウド経費精算アプリ「STREAMED(ストリームド)」

用途:経費精算
http://streamedup.com/
こちらは個人的に契約。kinconeと同様、月末の無駄な時間を無くすために導入。立替をした時にiPhoneのアプリでレシートを撮影しておくと、サービスの中の人が仕分けと金額を登録してくれます。月末にCSVで出力し、社内のフォーマットにコピペして申請。これも月末の憂鬱な時間をなくしてくれました。

<つづく(かも)>